Privacy statement

1. Algemeen

Accountos Accountancy en Advice B.V. neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens en onze verantwoordelijkheid ten aanzien daarvan serieus. In deze privacyverklaring wordt beschreven welke persoonsgegevens wij van u verzamelen wanneer u informatie met ons deelt en hoe wij die persoonsgegevens verwerken. Ook vindt u hier informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is elk van de Nederlandse firma’s die bij Accountos Accountancy en Advice B.V. zijn aangesloten, die ieder een afzonderlijke en zelfstandige rechtspersoon zijn. In deze privacyverklaring worden zij collectief aangeduid als “Accountos Accountancy en Advice in Nederland”, “wij”, “onze”, “ons”. Deze privacyverklaring geldt voor elk van hen afzonderlijk.

3. Betrokkenen

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen en verwerken van:

• onze klanten, leveranciers, zakelijke contacten en potentiële klanten (en/of van aan hen verbonden personen);
• personen van wie wij persoonsgegevens verkrijgen bij het verlenen van zakelijke diensten aan onze klanten (bijv. de werknemers, klanten en leveranciers van onze klanten, familieleden van onze klanten en werknemers, contactpersonen bij overheidsinstanties, andere adviseurs van de betrokkene);
• onze werknemers en sollicitanten; en
• de bezoekers van onze website en sociale media.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij

We verwerken diverse persoonsgegevens afhankelijk van de diensten die we leveren, wettelijke verplichtingen, uw toestemming en onze gerechtvaardigde belangen. Deze gegevens omvatten:

– Basisinformatie zoals uw naam, geboortedatum, geslacht en familierelaties.

– Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer en e-mail.

– Werk- en opleidingsinformatie.

– Officiële identiteitsgegevens, zoals paspoortnummer.

– Financiële data zoals salaris- en belastinggegevens.

– Digitale data zoals IP-adres, browser type, websitebezoek en activiteit op sociale media.

– Alle andere informatie die u aan ons verstrekt tijdens de dienstverlening.

Daarnaast kunnen we, met de juiste toestemming of wettelijke basis, bijzondere persoonsgegevens verzamelen zoals raciale, religieuze, medische en strafrechtelijke gegevens, alsook gegevens betreffende seksuele oriëntatie.

5. Hoe verkrijgen we uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen: direct door wat u aan ons doorgeeft, via derden zoals onze klanten wanneer zij informatie over hun werknemers of klanten delen, via andere adviseurs, overheidsorganen, of dienstverleners die we inzetten voor onze bedrijfsvoering. Daarnaast verzamelen we data wanneer u verbonden bent met ons wifi-netwerk, via onze website, sociale media applicaties, of uit openbare bronnen zoals het Handelsregister of Kadaster.

6. Toepassing van persoonsgegevens

Tenzij we uw gegevens verwerken met uw expliciete goedkeuring, behandelen we uw persoonsgegevens vanwege wettelijke voorschriften, het nakomen van overeenkomsten waarin u betrokken bent of onze legitieme zakelijke belangen gerelateerd aan onze dienstverlening en zakelijke activiteiten.

Onze doelen voor het verwerken van persoonsgegevens zijn:

• Klantenacceptatie en -relatie: We zijn wettelijk verplicht om stappen te ondernemen bij het starten van werkzaamheden. Hierbij behandelen we gegevens van klanten, hun begunstigden en vertegenwoordigers.
• Verstrekken van zakelijke diensten: We bieden verschillende zakelijke services aan en verwerken gegevens om deze te kunnen leveren, hetzij van de betrokkene zelf, hun werkgever of hun contractpartijen.
• Product- en dienstverbetering: Om onze bedrijfsvoering te optimaliseren, waaronder klantrelatiebeheer, IT-onderhoud, bedrijfsontwikkeling en applicatiebeheer, verwerken we persoonsgegevens. Dit omvat ook gegevens van leveranciers en aanverwante partijen.
• Werving en personeelsbeheer: We verzamelen data van kandidaten voor werving en van onze medewerkers voor administratieve en zakelijke doeleinden.
• Beveiliging en kwaliteitscontrole: Persoonsgegevens worden verwerkt voor gegevensbescherming, interne kwaliteitschecks en risicomanagement.
• Directe marketing: We gebruiken persoonsgegevens voor marketing, waaronder het verstrekken van relevante informatie en uitnodigingen. Opt-outs worden altijd aangeboden.
• Wettelijke naleving: We moeten voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving, waarbij we gegevens moeten behouden om de conformiteit van onze diensten te bewijzen.
• Rechten bescherming: Dit is om zowel onze rechten als die van onze klanten te beschermen.

7. Aan wie maken wij persoonsgegevens bekend

Van tijd tot tijd zullen wij voor de bovengenoemde doeleinden persoonsgegevens doorgeven of bekendmaken aan groepsvennootschappen van Accountos Accountancy en Advice of aan derden, waaronder maar niet beperkt tot overheidsinstanties, beroepsorganisaties en derden die namens ons diensten verlenen, zoals aanbieders van webhostingdiensten, IT-leveranciers, leveranciers van betaaldiensten, leveranciers van diensten voor klantenrelatiebeheer.

8. Uw Persoonlijke Rechten

Indien Accountos Accountancy en Advice als verantwoordelijke voor de verwerking optreedt, heeft u diverse rechten betreffende uw data, onder meer:

• Een kijkje nemen in de informatie die we van u hebben vastgelegd;
• Correctie aanvragen als de opgeslagen data onjuist lijkt;
• Uitschakeling vragen van uw opgeslagen data;
• Herroeping van uw goedkeuring voor het hanteren van uw data, indien we die op grond van uw goedkeuring hanteren;
• Beperking van de hantering van uw data aanvragen;
• Bezwaar maken tegen onze hantering van uw data;
• Aanvragen om uw informatie door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

We verzekeren dat we volgens relevante privacywetgeving handelen. Er kunnen omstandigheden zijn waarin we niet kunnen voldoen aan uw verzoeken, bijvoorbeeld vanwege juridische redenen. In dat geval zullen we u onze beweegredenen meedelen.

Om de bescherming van uw data te waarborgen, zullen we eerst uw identiteit bevestigen. Als er onzekerheden zijn, kunnen we aanvullende gegevens vragen.

9. Bewaarbeleid

Uw persoonlijke informatie blijft in onze databases staan:

• Zo lang als noodzakelijk voor het doel van de verzameling;
• Conform wettelijke bewaarvoorschriften; of
• Tot het verstrijken van de periode waarin juridische acties in verband met onze diensten kunnen worden opgestart.

Na de relevante bewaarperiode zal de informatie ofwel worden verwijderd ofwel geanonimiseerd.

10. Beveiliging van Informatie

Accountos Accountancy en Advice zorgt voor passende maatregelen om uw data veilig te houden tegen onbedoelde risico’s. Dit omvat onder meer:

• Gebruik van antivirus, firewalls, en encryptietools;
• Opleiding van ons team in het vertrouwelijk behandelen van data;
• Alleen noodzakelijke toegang voor onze medewerkers tot uw informatie;
• Gegarandeerde vertrouwelijkheid van de mensen die uw data bekijken.

11. Cookies

Tijdens het gebruik van onze site kunnen cookies op uw apparaat worden opgeslagen.

12. Aanpassingen in het Privacy beleid

Dit privacy beleid is effectief sinds september 2023. Wijzigingen zullen hier worden gecommuniceerd. Wij adviseren u daarom periodiek deze pagina te bezoeken.

13. Contact en Feedback

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacy beleid of over hoe wij met uw informatie omgaan? Neem dan gerust contact op via info@accountos.nl.